Главный бухгалтер предприятия просто обязан иметь познания в разных областях, особенно в сфере управления персоналом. Какие рекомендации могут ему даны или директору предприятия если в данной организации нет должности главного бухгалтера. Может быть, построение разнопрофильной и слаженной работы бухгалтерии? Как организовать бухгалтерию?
Не нужно бояться делегировать много полномочий, при этом не забывать проверять выполненную работу. Основная часть рабочего времени главного бухгалтера занимает «текучка». Довольно часто работники обращаются к главному бухгалтеру или руководителю предприятия, чтобы разрешить какой либо рабочий момент. Старайтесь вызывать у работников бухгалтерии интерес к их работе. После этого дела пойдут намного быстрее.
Очень важно на всех участках организовывать оперативную работу. Ежедневно проводите составление кассы, проведение банковских выписок.
Каждый сотрудник обязан отвечать за свой участок работы и в конце предоставлять отчет о всей проделанной работе. Например, это может быть распечатка счетов или обзванивание клиентов. Следует полностью проверять работу каждого сотрудника. При такой организации труда на предприятии баланс нужно составлять каждый месяц и это позволяет чувствовать себя намного спокойнее, когда подходят сроки сдавать квартальную отчетность.
Самой важной составляющей работы главного бухгалтера – это правильное заполнение первичной документации. Если один из сотрудников составляет в специальной бухгалтерской программе этот документ, то он обязан указывать все реквизиты. Не следует делить реквизиты на важные и не важные, которые можно вносить позже или вообще не вносить в документы. Все имеющиеся сведения нужно вносить сразу же.
Демократичный стиль управления сотрудниками является основным фундаментом для того чтобы бухгалтерия прочно держалась и работала слаженно. В коллективе должна быть доброжелательная, доверительная и уважительная атмосфера, которая должна сочетаться с требовательностью и профессионализмом. Именно поэтому большую роль играет то, знает ли главный бухгалтер как организовать бухгалтерию на предприятии, так как от них непосредственно зависит работа всего предприятия в целом.
Как организовать бухгалтерский учет
Бухгалтерский учет на предприятии должны вести те сотрудники, которые хорошо разбираются в этом направлении, это могут делать экономисты. Если ваше предприятие довольно большое и имеет большие объемы производства или товарооборот, тогда необходимо принять на работу большой штат бухгалтеров. Так как один человек не справиться с большим объемом работ.
Организация бухгалтерского учета на предприятии должна начинаться с учетной политики данной организации. В этом документе должны быть прописаны: организация документации на предприятии (бухгалтерский формы, бланки, порядок документирования разных хозяйственных операций), а также налогообложение.
В документе об учетной политике необходимо утвердить План счетов и укажите содержание бухгалтерской и налоговой отчетности данного предприятия. Назначьте ответственных бухгалтеров, которые будут заниматься составлением отчетных форм. Здесь необходимо указать форму бухгалтерского учета, которая может быть централизованной или децентрализованной. Если вы для работы набираете целый штат бухгалтеров, а также главного бухгалтера, значит вы имеете децентрализованную форму учета. Если вы время от времени пользуетесь услугами посторонних бухгалтерских компаний, значит, ваше предприятие работает с помощью центрального учета.
Если у вас большая компания, тогда вы должны назначить несколько сотрудников, в обязанность которых будет входить вести документооборот с контрагентами, за начислением и выплатой ЗП, за банковскими операциями.
Постоянно контролируйте работу бухгалтеров, всю документацию следует оформлять вовремя и без ошибок. Назначьте человека, который будет контролировать текучку в бухгалтерском отделе, а также порядок документации.
От того вопроса как организовать бухгалтерский учет зависит работа каждого подразделения предприятия, так как бухгалтерия это главный отдел на предприятии, который отвечает за правильное оформление бухгалтерской и налоговой отчетности, начисление и выплату ЗП работникам, ведение учета предприятия.
Бухгалтерия — участок производства, который работает с документами. Эти документы отражают факты хозяйственной деятельности предприятия и представляются в бухгалтерию другими подразделениями. Поэтому от правильности оформления поданных документов и от того, с какой оперативностью представляются документы, зависит работа бухгалтерской службы. Основная задача главного бухгалтера состоит в том, чтобы заставить другие подразделения представлять необходимые документы и отчеты вовремя.
Для этих целей главный бухгалтер разрабатывает и представляет на утверждение руководителю компании график документооборота. График документа должен способствовать улучшению учетной работы. Он может быть оформлен в виде схемы или в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке первичных документов, представляемых каждым подразделением. Необходимо обозначить конкретных исполнителей и сроки выполнения работ.
Ответственность за исполнение графика, а значит и за качество представляемых документов, несут лица, создавшие и утвердившие первичные документы. График документооборота необходимо неукоснительно исполнять всем без исключения ответственным лицам.
Другое, на что необходимо обратить внимание работникам бухгалтерии, — четкое планирование поставленных задач, оптимальное распределение обязанностей между персоналом бухгалтерской службы. Обязанности необходимо закрепить в должностных инструкциях. Каждый сотрудник должен знать что он должен делать, какие отчеты и в какие сроки представлять. Необходимо выделить самостоятельные участки учета — расчеты с рабочими и служащими, реализация, расчеты с покупателями, расчеты с поставщиками, банк, касса — и закрепить за каждым из них сотрудника бухгалтерской службы. Не лишним будет периодически менять сотрудников местами.
Взаимозаменяемость — очень важное качество сотрудников бухгалтерской службы.
Введите должность заместителя главного бухгалтера, который будет проверять работу линейных бухгалтеров.
Для обеспечения нормальной работы бухгалтерии желательно описать распорядок рабочего дня бухгалтерской службы. Целесообразно установить часы приема сотрудников по производственным и личным вопросам. Часть рабочего времени (преимущественно с утра до обеда) бухгалтерской службе необходимо проводить в тишине, не отвлекаясь на разговоры, ответы на вопросы и прочее.
При на предприятии необходимо учитывать необходимость повышения профессионального уровня специалистов бухгалтерской службы. Руководителям не рекомендуется экономить:
- на стоимости обновлений бухгалтерских программ,
- на стоимости правовых программ,
- на стоимости семинаров и курсов повышения квалификации.
И уж совсем нецелесообразно экономить на ежегодной аудиторской проверке. Выявить и своевременно устранить недостатки бухгалтерской службы и других подразделений компании можно только располагая объективной информацией. Аудит призван подтвердить, что информация, содержащаяся в отчетности, достоверна.
И еще одно важное правило. Не стоит обременять бухгалтерию несвойственными ей функциями:
- оформление и составление договоров со сторонними организациями,
- подготовка и проверка табелей учета рабочего времени,
- подготовка документации, не связанной с бухгалтерском учетом,
- ведение кадрового учета и делопроизводства,
- ведение материального учета и составление производственных отчетов,
- проведение маркетинговых исследований кредитных учреждений и лизинговых компаний,
- проведение финансового анализа.
Несколько слов о количественном составе бухгалтерской службы.
Если сотрудники бухгалтерии постоянно задерживаются, выходят на работу в выходные дни, проанализируйте, что не так?
- Возможно, объем учетной работы вырос настолько, что необходимы еще работники?
- Возможно, нужно автоматизировать часть учетных процессов?
- Возможно, что квалификация специалистов низкая, они по несколько раз делают и переделывают свою работу.
В любом случае, поговорите с персоналом, прежде чем принимать какое-либо решение.
И в заключении, мотивируйте работников бухгалтерской службы и справедливо поощряйте их материально. Каждый должен быть уверен, что стоимость его труда зависит от качества его работы. Это самым положительным образом отразится на производительности труда.
Журнал /
Е.П. Столбов
ведущий аудитор компании ООО «Эстра-Аудит»
Проблемы бухгалтерии
В последние годы при проведении аудиторских проверок различных организаций, в которых мне довелось участвовать, не встречалось ни одной организации, в которой бы ведение бухгалтерского и налогового учета и представляемая отчетность в полной мере соответствовали бы предъявляемым руководящими документами требованиям. Замечу, что раньше при проведении ревизий финансово-хозяйственной деятельности организации, в которых нарушений не было, встречались, и не редко.Наличие значительных недостатков в представляемой бухгалтерской и налоговой отчетности подтверждается и данными налоговых органов. Например, по данным камеральных налоговых проверок за 2004 г. (т.е., практически, при проверке только по формальным признакам) деклараций по НДС, представленных организациями, только у 10 - 15% не имелось недостатков по заполнению.В большинстве случаев такое, прямо скажем, ненормальное положение с учетом объясняется, прежде всего, перегруженностью работников бухгалтерии, на которых возлагается ведение различных видов учета, правила по которым не всегда совпадают, нестабильностью и неоднозначностью правил учета и составления отчетности, регулярными (нередко по нескольку раз в год) изменениями, вносимыми в руководящие документы, и др.Но, наряду с такими «объективными» причинами появления недостатков в учете, есть еще и «субъективные», появление которых зависит только от организации работы бухгалтерии и ее работников.Решение проблем «своими силами»
Приведем некоторые «субъективные» условия возникновения недостатков в учете и пути их недопущения. Двойная проверка документов Это, прежде всего, невыполнение в большинстве организаций старого (но никогда не теряющего своего значения!) правила проверки документов (сводных, платежных, отчетности и др.), подготавливаемых бухгалтерией, самими работниками бухгалтерии, т.е. отсутствует проверка «во вторую руку».Проверка «во вторую руку» заключается в том, что после составления документа одним работником бухгалтерии другой проверяет полностью этот документ, расписывается за проведенную проверку и несет ответственность за правильность данных наряду с сотрудником, составившим документ.Внутренняя проверка документов обязательна, ведь, как известно, не ошибается лишь тот, кто ничего не делает.Для проверки документа требуется значительно меньше времени (порядка 10%), чем для его составления. Но качество подготовки и достоверность документов после проверки значительно возрастает.Кроме того, при этом повышается взаимозаменяемость работников бухгалтерии и значительно сокращается время на последующее исправление недостатков, которые могут быть выявлены сторонними проверяющими в уже представленных им отчетных документах. Дисциплина и «комендантский час» Другой распространенной причиной появления ошибок и нарушений в учете является то, что во многих организациях бухгалтерия представляет собой, образно выражаясь, «проходной двор». В бухгалтерию в любое время являются «все кому не лень», причем, во многих случаях, «просто поболтать». При этом работники бухгалтерии все время отвлекаются от своих бухгалтерских дел, требующих особой внимательности, четкости, абсолютного сосредоточения, а в результате появляются ошибки. Часто такие праздные посещения даже прикрыты благовидными предлогами (вопросами к бухгалтерам), в результате чего приходится откладывать текущую работу и заниматься вопросом или проблемой посетителя. Таким образом, основная работа часто откладывается на вечер, когда внимательность уже снижена, либо делается второпях.Поэтому с целью обеспечения нормальных, благоприятных условий работы сотрудников бухгалтерии необходимо обязательное утверждение приказом руководителя фирмы распорядка работы бухгалтерии, в том числе времени приема в бухгалтерии работников фирмы (по производственным вопросам). Целесообразно время приема устанавливать - 1 час до обеда и 1,5 часа после обеденного времени. В другое время прием посетителей бухгалтерией возможен только с разрешения руководителя фирмы. Должностные обязанности бухгалтеров Также в организации должны быть четко прописаны и утверждены руководителем фирмы функции бухгалтерии и должностные обязанности каждого работника бухгалтерии.При этом следует исключать навязывание функций, не свойственных бухгалтерии. Например, таких, как: - оформление и заключение договоров со сторонними организациями (но должно быть установлено обязательное визирование главным бухгалтером проектов договоров, обязательное доведение до бухгалтерии заверенных соответствующими лицами копий заключенных договоров); - составление табелей учета рабочего времени (которые должны вести начальники соответствующих подразделений); - ведение материального учета (которое должно быть возложено на соответствующую службу (подразделение, должностное лицо), а бухгалтерия должна осуществлять лишь контроль за этим участком учета) и др. Организация документооборота Большое значение для устранения недостатков в учете имеет правильная организация внутреннего документооборота в фирме, который должен быть установлен приказом ее руководителя.В приказе должны быть четко определены формы представления в бухгалтерию документов, сроки их представления, ответственные за это лица. Также должны быть установлены жесткие санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов.При этом необходимо четко и наглядно наладить учет поступления в бухгалтерию документов. При выявлении несвоевременности представления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен (возможно, после одного-двух предупреждений) подавать руководителю докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных с объявлением их в приказе по фирме. Кроме того, важно, по возможности, возложить обязанность по получению исправленных документов на тех же виновных лиц. Это убедит последних в том, что гораздо лучше сразу же проследить за правильностью получаемого от контрагентов или же от своих подчиненных документа, чем потом принудить их составить еще один документ, устранив ошибки. Наглядные пособия для бухгалтеров Не будет лишней и организация в бухгалтерии наглядного учета подготовки и своевременности представления работниками бухгалтерии отчетных документов в налоговые органы с указанием сроков и ответственных за составление и проверку.С целью повышения профессионализма и компетентности работников бухгалтерии необходимо постоянное повышение их квалификации на специальных курсах, участие в специализированных семинарах и др., регулярное получение и изучение специальной литературы.Также целесообразно регулярно (не реже одного раза в месяц) проводить в бухгалтерии коллективное (возможно, по группам) изучение действующих руководящих документов, а также своевременное обновление применяемого программного обеспечения.Новые правила учета необходимо сразу же доводить до исполнителей под роспись и оставлять им копию руководящего документа. Копии руководящих документов по соответствующим направлениям учета должны быть в отдельных папках.В случае неясности каких-либо положений по учету надо сразу же определять учетную политику по спорному вопросу с привлечением аудиторов, юристов и др., возможно, с направлением запроса в соответствующий контролирующий орган. Нельзя оставлять неясности «на потом». Инвентаризация не должна быть формальностью Комплексным способом определения правильности ведения бухгалтерского учета в организации является сравнение результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета на соответствующую дату. Как известно, инвентаризация должна охватывать не только проверку материально-производственных запасов, но и всех активов, обязательств и др. При инвентаризации должно быть осуществлено установление реальных данных по всем счетам бухгалтерского учета (статьям баланса) на соответствующую дату.Если результаты (данные), полученные как при инвентаризации на начало периода, так и при инвентаризации на конец отчетного периода, совпадают с данными соответствующих счетов бухгалтерского учета (статей бухгалтерского баланса), то имеется в определенной степени уверенность в том, что и в течение этого периода ведение бухгалтерского учета охватывало в полном объеме деятельность организации.В случае же расхождения каких-либо показателей проверку работникам бухгалтерии следует начать с данных бухгалтерии, и только после установления правильности бухгалтерских данных предъявлять претензии к другим подразделениям фирмы. Когда проводить аудит? Наиболее продуктивным, по нашему мнению, способом выявления и устранения недостатков и нарушений в деятельности организаций является проведение аудиторских проверок. Такие проверки могут принимать форму внутреннего и внешнего аудита. Последний проводится специализированными аудиторскими фирмами.При этом проведение внешней аудиторской проверки целесообразно предусмотреть в договоре в несколько этапов. Например, вначале (в июле - сентябре) аудиторской фирмой проверяется первое полугодие. По результатам проверки в течение сентября-октября в организации устраняются выявленные аудиторской проверкой недостатки и нарушения в периоде за девять месяцев, и, следовательно, в четвертом квартале подобные недостатки в организации уже не должны допускаться. Затем, по завершении года, проводится аудиторская проверка годовой отчетности, по результатам которой устраняются нарушения и недостатки, объем которых будет уже значительно меньше.
Как усовершенствовать работу бухгалтерии
Возможны и другие направления совершенствования организации работы бухгалтерии с целью недопущения недостатков в бухгалтерском и налоговом учете, которые должен определять и добиваться их осуществления, прежде всего, главный бухгалтер.Основным правилом при этом должно быть следующее. При выявлении какого-либо нарушения необходимо определить виновного, установить причину появления выявленного недостатка, разработать и принять меры (в том числе с оформлением приказами, распоряжениями и т.д.), позволяющие избежать таких (и подобных) нарушений впредь.Пример
В настоящее время наиболее часто встречающимся нарушением, выявляемым налоговыми органами (с предъявлением организациям значительных санкций), являются недостатки, связанные с неправильным (неполным) заполнением счетов-фактур на приобретенные товары (работы, услуги). Какие меры должны быть разработаны и приняты в организации для недопущения таких нарушений в дальнейшем? По нашему мнению, сделать необходимо следующее.
Во-первых, обязать работников бухгалтерии ужесточить проверку счетов-фактур и не включать в книгу покупок сведения о покупках, по которым счета-фактуры недооформлены или в них имеются ошибки.
Во-вторых, приказом по фирме обязать соответствующие подразделения (должностных лиц) при заключении договоров по приобретению товаров (работ, услуг) включать условие, что поставщик возмещает покупателю все материальные потери, которые появятся у покупателя вследствие несвоевременного представления или неправильного оформления продавцом счетов-фактур.
В-третьих, приказом по фирме установить, что ответственность (с указанием санкций) за своевременность представления поставщиками и правильность оформления ими документации (в том числе по счетам-фактурам) по заключенным с поставщиками сделкам несут должностные лица, на которых руководителем фирмы возлагается заключение и оформление соответствующих сделок.
В-четвертых, бухгалтерией до этих должностных лиц доводятся образцы оформления соответствующей документации (в том числе образцы правильно заполненных счетов-фактур).
В-пятых, о случае несвоевременности представления или неправильного оформления счетов-фактур поставщиками главный бухгалтер должен докладывать (после предупреждения ответственных лиц) руководителю фирмы.
В-шестых, установление санкций к должностным лицам фирмы должно быть внесено в действующие на фирме соответствующие положения по оплате труда, премированию и др.
В-седьмых, предусмотреть внесение соответствующих изменений в Учетную политику фирмы на следующий год.
При организации деятельности бухгалтерии и, следовательно,
всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы, главному бухгалтеру следует
учитывать то, что, как показывает практика, реальную административную и уголовную
ответственность за недостатки в финансовой и хозяйственной деятельности организации,
которые выявляют сторонние контролирующие органы, несут не заместители, не финансовый
директор, не юристы и не прочие «руководители», а только руководитель фирмы
и главный бухгалтер фирмы. Однако это не означает, что внутри фирмы не могут
применяться санкции к другим лицам, ответственным за представление документов
в бухгалтерию.
Система включает нормативно-правовые документы, комментарии, консультации, справочные и другие материалы, необходимые в работе.
1. Не покупайте мультимедийные компьютеры последней модели. Приобретайте машины с небольшим запасом в расчете на требуемое программное обеспечение. Не слушайте доводов, что необходимы компьютеры нового поколения, что без колонок работается неэффективно. Это все ерунда. Да и в тишине ошибок меньше.
2. Все отчеты и балансы отправляйте по почте. Не нужно терять время и ездить в государственные организации, чтобы лично сдать отчеты в канцелярию. Исключение составляют отчеты в Фонд социального страхования и годовой отчет в Пенсионный фонд. Они идут с дискетой.
3. Если у бухгалтеров хватает времени, чтобы попить чая с утра, поболтать в обед, спокойно собраться с работы вечером, то их слишком много на отдел (подходит для всех отделов).
4. Не подключайте бухгалтерию к Интернету. Постоянно он им не нужен. Вообще Интернет желательно ограничить для всей организации. Определите круг лиц, которым он нужен непрерывно, для остальных поставьте одну машину, которая имеет выход в Сеть. Кому надо, тот подошел, поработал, ушел. На первое время может оказаться достаточно, потом подключите всех. Не слушайте доводов, что продвинутые организации обеспечивают всем сотрудникам выход в Интернет, что без него развитие невозможно и что именно его отсутствие не позволяет отделу (организации, сотруднику и пр.) развиваться и идти вперед семимильными шагами. Если хочется, объясняйте, что ваша организация самая продвинутая, что сейчас так делают действительно передовые организации. Но лучше ничего никому не объяснять. Приказали, и все. На объяснения последуют контрдоводы, могут убедить, а это лишнее. Можно действовать по п. 5.
5. Требуйте письменного обоснования тех или иных запросов. Например, Интернета, новых, более производительных компьютеров, сотрудников и т. п. После изучения письменного запроса всегда спрашивайте, что произойдет, если вы выполните поставленное условие? Что произойдет, если не выполните? Какую выгоду это даст? Как будет компенсирована потеря денег, если заявленная выгода не будет достигнута? Кто это оплатит? Пусть ваш любимый вопрос будет: «А зачем?» Учтите, если организация маленькая и общение достаточно близкое, то могут попытаться объяснить все устно. Не слушайте. Сразу приучайте к письменному общению. Записку уже можно будет обсуждать. Не бойтесь осуждения. Вы - директор. Хорошим для всех уже не быть, а нужная традиция появится. Потом уже никто не будет задавать лишних вопросов. Сразу будут либо писать, либо получать выговоры. Учитывайте, что вопрос о компенсации неудачного эксперимента не должен нервировать вашего сотрудника. В противном случае загубите на корню желание улучшить что-то в организации.
Подбор главного бухгалтера, как и любого ведущего высокооплачиваемого специалиста, всегда проблема и повышенный риск. Поэтому, если вы знаете, что объем работы на обозримое время небольшой, есть смысл не брать сразу главного бухгалтера или бухгалтера на полный рабочий день. Иначе он станет получать зарплату за небольшой объем работы и расхолаживать своим бездельем других сотрудников.
Как определить объем работ в бухгалтерии при отсутствии опыта? Необходимо с кем-нибудь поговорить, посоветоваться со знающим специалистом. Если вы боитесь, что вашу бизнес-идею украдут, то попробуйте объяснить свои проблемы, не вдаваясь в бизнес-идею. Для этого заранее спланируйте разговор - как вы будете отвечать на конкретные вопросы о характере деятельности, необходимом количестве сотрудников. Учтите, чем опытнее человек, тем конкретнее его вопросы. Не скрывайте основного вида деятельности - оптовая торговля, розничная торговля, рекламный бизнес, полиграфическая деятельность, производство химических реактивов и др. В любой отрасли есть детали, которые вы можете не уточнять. Именно они могут быть вашей бизнес-идеей. При подготовке разговора проще всего оттолкнуться от бизнес-плана. Когда будете готовы к беседе, желательно проконсультироваться не только с бухгалтером, но и с кем-нибудь из успешных бизнесменов, руководителей бизнеса. Кроме материальных достижений у них есть опыт - то, что получаешь лишь со временем и ошибками. Успехи тоже хороши, но они приносят радость и помнятся хуже, ошибки болезненны и потому эффективнее. Но желательны действительно успешные бизнесмены. Те, кто, потеряв один, два, три (достаточно) бизнеса, управляет хорошим устойчивым делом. Толковый человек (а лучше два-три) поможет вам понять объем работ для бухгалтера. Да и ваш объем работ гоже. Есть, правда, проблема. Иногда дирекция смутно представляет действительный объем бухгалтерской работы. У директора в памяти откладывается количество подписанных им документов. А они представляют собой завершение обработки документации - вершину юры бумаг. По собственному опыту знаю, что у бухгалтера очень много времени уходит на персонал, расчет зарплаты - дело сложное.
Почему же я рекомендую искать консультации не только у бухгалтеров? Во-первых, подчиненный всегда рассматривает работу с позиции «сказать больше, сделать меньше». Даже из самых лучших побуждений вам все равно могут выдать неверную информацию по объему работ. Во-вторых, если такого специалиста ограничить в ресурсах (дать меньше персонала, времени), то может оказаться, что он все равно справляется, хотя говорил, что это невозможно. А ограничения накладывает именно руководство.
Кроме всего прочего, необходимо понимать, что даже маленькая организация имеет основные проблемы большого предприятия. Поэтому вам в любом случае нужен главный бухгалтер, который знает и умеет все. Просто масштабы деятельности другие, объем работ другой. Соответственно проблем и затрачиваемого времени меньше. Дополнительного персонала не нужно, и уровень зарплаты может быть ниже, чем в большой организации. Ведь с меньшими объемами работ справляться легче, ошибок и переделок меньше. Но специалист все равно нужен опытный и знающий.
При ведении упрощенной системы налогообложения (УСН) объем бухгалтерской работы меньше. Стоит такая услуга дешевле, чем ведение классического бухгалтерского учета.
Если понятно, что для одного бухгалтера, тем более главного, какое-то время будет мало работы, то рассмотрите возможность взять бухгалтера по совместительству или встать на обслуживание в специализированной организации. Если все же берете бухгалтера при не очень большом объеме работ, то назовите его просто бухгалтером или старшим бухгалтером. Меньше будет проблем с амбициями. Повысить сотрудника в должности никогда не поздно. При этом главным бухгалтером совершенно спокойно можете числиться вы, в том числе и при совмещении с функциями генерального директора. Для этого необходимо издать соответствующий приказ.
При поиске бухгалтера, естественно, поинтересуйтесь сперва у знакомых. Желательно, чтобы эти знакомые представляли действительный уровень квалификации рекомендуемого специалиста. Это важно. Человека могут рекомендовать из самых лучших побуждений, чтобы помочь ему. Ему, а не вам. Поэтому попытайтесь выяснить и почему его рекомендуют ваши знакомые, и чем занимается и занимался рекомендуемый бухгалтер.
Можно искать по объявлениям в газете. Предложений по ведению бухучета по совместительству предостаточно. Проблема одна - как определить квалификацию соискателя? Мне попадались бухгалтеры, которые сводили и сдавали балансы, путаясь в счетах бухгалтерского учета. Это все равно, что буквы в алфавите путать. И такой человек вам может попасться. Конечно, если бухгалтер работает в должности главного бухгалтера, риск резко снижается. Особенно при длительном стаже работы на этой должности. Желательно выбирать такого. Спрашивайте на просмотр трудовую книжку. На слово верить не обязательно. Не стесняйтесь и не бойтесь этого. Еще вариант - это способная молодежь, которой нужен опыт, запись в трудовой книжке и которая работает за гораздо меньшие деньги, чем бухгалтер с большим стажем. Таких молодых да ранних необходимо экзаменовать и контролировать, но можно получить хорошего, способного и перспективного специалиста. При приеме на работу молодого сотрудника планируйте увеличение зарплаты по мере роста его квалификации.
Альтернативой главному бухгалтеру в штате предприятия являются центры бухгалтерского обслуживания, аудиторские и консалтинговые компании. Открываете справочник или газету в разделе «Бухгалтерские услуги» и начинаете звонить. Цены меняются в зависимости от объема работ и амбиций данных центров. Но обычно это все равно в полтора-два раза дешевле, чем содержание собственного персонала. Отрицательной чертой такого обслуживания является то, что вашей организацией занимаются только в отчетный период. Как в поговорке: «От сессии до сессии живут студенты весело». То же относится и к бухгалтерам. От отчета до отчета бухгалтеры тоже живут относительно спокойно. Следовательно, и дела вашей организации больше будут волновать сторонних специалистов в период подготовки к отчетам, расчета заработной платы и уплаты налогов. Ошибки при таком подходе конечно, возможны. Но также их может допустить и ваш штатный бухгалтер. При работе с обслуживающими организациями хорошо держать в штате обычного бухгалтера невысокой квалификации, который будет обрабатывать всю первичную документацию, а сведение баланса поручить фирме.
Если главный бухгалтер будет приходящим (совместитель) либо это будет обслуживающая организация, заранее решите с ними вопрос о консультациях, возникающих у вас в текущей работе. Простые вопросы можно задавать по телефону. Узнайте, кому можно звонить, в какое время. Желательно в рабочее, когда актуален вопрос. Вопросы будут самые неожиданные. Предугадать их трудно. Лучше отправлять вопросы по факсу, получать ответы также по факсу в письменном виде. Можно пользоваться электронной почтой, но тогда у вас не будет папки с перепиской. Хорошим подспорьем бухгалтеру служит справочно-правовая компьютерная система (СПС), такая как «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс». Желательно приобрести. Много информации есть в Интернете. Более подробно о программах смотрите в разделе «Выбор программного обеспечения».
Радует то, что основные вопросы обычно возникают на начальном этапе деятельности организации. Месяц, два, максимум три. Потом все входит в колею. Бухгалтерия вообще вещь весьма формализованная. Изобретать там ничего не приходится. Необходимо просто знать, как что делается.
Приходящий бухгалтер (совместитель) или обслуживающая организация обязательно должны сдавать вам кроме готовых документов (балансов, ведомостей на зарплату) еще и оборотные ведомости по счетам бухгалтерского учета. Если главный бухгалтер в штате, он тоже должен их вести. Они будут необходимы в случае смены бухгалтера. Данные ведомости являются основой для составления баланса. На основании их новый бухгалтер быстрее разберется, откуда какие цифры возникли в том или ином документе. Об этом требовании скажите заранее. Хранят их не все.
Если спустя два-три месяца ваша бухгалтерия все еще находится в стадии становления - необходимо провести анализ ее деятельности. Как и любой другой анализ, лучше всего производить его письменно. Вам необходимо понять, меняется ли характер задач, стоящих перед бухгалтерией, появляются ли новые задачи или происходит простое увеличение объемов прежних работ.
Перед бухгалтерией каждый месяц могут появляться новые проблемы. Например, ввод в эксплуатацию кассового аппарата, появление внешнеэкономической деятельности, появление лицензированной деятельности и пр. В этом случае бухгалтер вынужден непрерывно добавлять новые схемы работы. Подчеркиваю, схемы работы. Это по-прежнему типовые операции. Введя и освоив их один раз, далее бухгалтер все делает по-накатанной. Объем работ, конечно, возрастает. Бухгалтерию может лихорадить от этого. В любом случае, в обозримом будущем становление бухгалтерского учета в организации все равно должно закончиться, и будет возрастать только количество работы.
Учтите, что отсутствие новых проблем не означает уменьшения объема работ. Меньше бухгалтерии работать не приходится. Мне встречался подход, когда руководство решало, что если все налажено, то бухгалтеру делать уже нечего и можно снизить зарплату. Это далеко не всегда так. Бухгалтерия - нудный, монотонный, кропотливый и объемный труд, требующий внимательности и системности. Хорошая организация труда - не повод для снижения зарплаты. Вот для увольнения какого-либо сотрудника бухгалтерии и повышения зарплаты оставшимся - повод, для премии - повод, а для снижения зарплаты - нет.
Также учитывайте, что даже если в каком-либо месяце или квартале организация сработала меньше, чем обычно (например, в январе), то это не значит, что у бухгалтера значительно уменьшился объем работ. Все равно остаются зарплата, ведомости, кассовая книга и пр.
Если новых проблем в организации не появляется, а бухгалтер все равно рассказывает о трудностях, не успевает, работает допоздна, выходит в выходные, необходимо понять, почему это происходит. Причин несколько:
1) недостаточная квалификация специалиста;
2) плохая организованность, как личная, так и коллективная. Главный бухгалтер, как и любой руководитель отдела, должен быть в первую очередь хорошим организатором труда, своего и подчиненных;
3) действительное несоответствие объема работ количеству бухгалтеров.
Если вы находитесь на обслуживании в организации, то проблемы будут примерно те же, причины - эти же.
Естественно, возможно наличие не одной, а одновременно двух и всех трех причин сразу. Как их определить и что делать? Неплохой вариант - это метод исключений. Если две из трех причин отбрасываются, то остается одна.
Попробуйте аккуратно, вежливо и доброжелательно побеседовать с бухгалтерами, почему они не справляются. Пожалеть их, выразить сочувствие тому, как много они работают. Не переборщите, начнут жаловаться и требовать прибавления к зарплате. Постепенно выясните, в чем дело: знают или не знают свою работу. Путь длинный и требует наблюдательности, умения задавать незаметно необходимые вопросы и слушать. С первого раза может не получиться.
Недостаточная квалификация специалиста. Вопрос трудный. Если вы не являетесь профессиональным бухгалтером, то понять самому невозможно. Хорошо ввести аудит как меру контроля. Не обязательно сразу привлекать аудиторскую фирму, можно пригласить знакомого бухгалтера. Предварительно ему необходимо объяснить причину и что вы желаете узнать. Своего бухгалтера тоже необходимо подготовить к визиту проверяющего. При правильной подаче целей аудита бухгалтерия эту меру только приветствует.
Ошибки никому не нужны. Если ваш бухгалтер слишком амбициозен, то возможны обиды со стороны состава бухгалтерии. Такие сотрудники вам не нужны. Меняйте.
Плохая организованность. Естественно, определить тоже трудно, но можно, причем легче, чем низкую квалификацию. Необходимо просто наблюдать за сотрудником. Как у него с трудовой дисциплиной. Как человек организует свое рабочее место. Как у него все разложено. Может ли он сразу, без промедления найти необходимую бумажку и информацию. Подкалывает ли он сразу все документы. Есть ли у него вообще система в работе. Доводит ли он до конца одно дело, прежде чем взяться за другое. Если у него есть подчиненные, посмотрите, какая дисциплина в отделе. Кто когда приходит и уходит с работы. Распределены ли обязанности по подчиненным либо каждый делает, что скажут, или еще хуже, что захочет. Неорганизованность на самом деле видна. Если вы начнете смотреть на все организации критически, то со временем начнете видеть примеры хорошей и плохой организации труда сразу. Правда, это иногда утомляет.
Большой объем работы. Посмотрите, насколько возросло количество персонала в вашей организации за последние три месяца, как возрос объем первичных документов. Не сравнивайте увеличение объемов денег. Они нужны вам, а бухгалтеру нужны бумаги, т. е. первичные документы. Можно в десять раз увеличить объем продаж, а накладных добавить всего две. У грузчиков работы прибавилось, а бухгалтерия при этом ничего не почувствовала. Если увеличение бумаг весьма существенное, товарных позиций в накладных много и при этом вы уверены в профессионализме своей бухгалтерии, то они могут просто не успевать обрабатывать документы.
Что после всего этого делать? Делать выбор и принимать решение. Если у вашего бухгалтера и/или главного бухгалтера недостаточная квалификация, но он быстро учится, старается, то, возможно, есть смысл подождать какое-то время, особенно если не предвидится увеличения количества новых задач. Если он плохой организатор, можно попытаться учить, заставлять. Не верьте, что хорошим организатором стать нельзя. Можно. Заставлять надо. Если возрос объем работы и отдел не справляется, то либо оптимизировать работу бухгалтерии, либо добавлять людей. Оптимизацию в рамках этой книги рассматривать не будем. Вопрос большой, интересный, но мы сейчас рассматриваем начальную стадию организации бизнеса, в это время оптимизация обычно не требуется.
Так вот, необходимо решить, что же делать с бухгалтерией. Поиск новых сотрудников не дает гарантии, что вы наберёте тех, кого надо. Оставлять старых - опять проблема. Думайте, решайте сами. Выбирайте, что вам больше подходит. Подходит не только сейчас, но прежде всего в долгосрочном плане.
Ну и, конечно, не постесняйтесь задать самой бухгалтерии вопрос: «А что, собственно, происходит с бухгалтерией? Почему она задерживается, запаздывает, почему горы бумаг на столе?» Задавайте вопрос в лоб, желательно не на их рабочем месте, а на своем. Посторонние в этот момент присутствовать не должны, а времени пусть будет достаточно, обстановка - спокойная, доброжелательная, располагающая к искренности (со стороны сотрудников). Дождитесь ответа, не откладывайте его получение на завтра. Хорошо, если получится нормальная дискуссия. Для этого постарайтесь задать вопрос как можно доброжелательнее. Персонал должен считать, что вы хотите ему помочь. И это на самом деле так. Если проблемы в бухгалтерском учете создала обслуживающая организация, то встретьтесь с директором и задайте ему те же вопросы, но опять же не в ультимативной и не в конфликтной форме. Пусть ответит прямо сейчас. Ответы вроде: «Я дам задание начальнику отдела, он подготовит служебную записку, и затем я вас ознакомлю с ее содержанием» вас устроить не должны. Хотя ознакомиться все же интересно. Так, для общего развития. Хоть какие-то причины директор обслуживающей организации должен назвать сразу. Иначе он не владеет ситуацией внутри своей фирмы и не знает узких мест.
Напоследок. Никто не застрахован он пени и штрафов. Государство часто трактует законы по-своему. Многие законы написаны так, что в них есть внутренние противоречия. Возможны просто ошибки, можно что-то забыть. Все случается. Не стоит сразу уничтожать своего бухгалтера. Главное, чтобы он понимал, что он сделал, и не повторял ошибок. Но эти ошибки у хороших бухгалтеров редкость. Если у вас после сдачи каждого баланса есть проблемы, то бухгалтер точно не справляется.
Профессия главного бухгалтера требует познаний в различных областях, в том числе и в сфере управления. Как построить высокопрофессиональную, безупречную и слаженную работу бухгалтерии?
Работа бухгалтерии
Основную часть времени главбуха занимает текущая работа. Нередко сотрудники обращаются к нему с просьбами разрешить рабочие моменты. Если вопрос можно решить по-разному, то главбуху целесообразно предоставить право выбора. Ведь человеку, самостоятельно принявшему решение, работать гораздо интереснее.
Очень важно организовать оперативную работу на всех участках. В дополнение к ежедневному «составлению» кассы и проведению выписок банка, что само собой разумеется, необходимо не менее оперативно (без откладывания на потом) составлять и подписывать трудовые договоры, авансовые отчеты, приходовать основные средства и материалы.
Очень важно, чтобы каждый отвечал за свой участок и ежемесячно представлял отчет о проделанной работе. Это распечатка тех бухгалтерских счетов, которые ведет сотрудник. Главный бухгалтер проверяет только принципиальные моменты. Но иногда в целях контроля может проверить работу того или иного сотрудника полностью.
Таким образом, ежемесячное составление баланса позволяет чувствовать себя уверенно перед последним сроком сдачи квартальной отчетности.
Первичные учетные документы
Одна из важнейших составляющих профессиональной работы — правильное оформление «первички». Когда сотрудник составляет в бухгалтерской программе первичный документ, он должен обязательно заполнить все указанные в нем реквизиты. Если какие-либо из них автоматически не заполняются, сотрудник вносит их вручную.
Не стоит делить реквизиты первичного документа на существенные и несущественные, которые можно внести позже или не вносить вообще. Необходимые сведения лучше указать сразу.
Все подписи, естественно, сопровождаются должностями и расшифровками. Это очевидно. Между тем на практике не все контрагенты указывают такие данные. Как сделать первичные документы безупречными? Можно составить для них специальное письмо, в котором постараться убедить их в необходимости вносить соответствующие данные.
Если «первичка» составлена правильно, бухгалтер не будет в случае налоговой проверки сидеть вечерами и вносить расшифровки подписей, должности и другие реквизиты, чтобы документы были признаны действительными.
Работа бухгалтерии
Как правило, зарплату бухгалтер рассчитывает в специализированной программе. Это очень удобно. Тем не менее сотрудник, который начисляет зарплату, составляет дублирующий расчет в Excel. И хотя эта работа занимает дополнительное время, трудозатраты оправданны. Ведь есть уверенность, что зарплата и налоги подсчитаны верно.
В Excel проверяется и правильность начисления бухгалтерской программой ежемесячной амортизации. Это не занимает много времени и позволяет обнаруживать некоторые неточности ввода данных при оприходовании основных средств.
Участки «Приход товаров», «Оказание компании услуг», «Приход основных средств» рекомендуем, чтобы вели разные сотрудники. Ведь каждый из них будет хранить в отдельной папке договоры со своими поставщиками.
Еще один совет: периодически сверяйтесь с данными ИФНС по уплате налогов. Причем не только когда от вас требуют справку об отсутствии задолженности перед бюджетом ваши контрагенты.
А если у компании есть операции реализации по ставке НДС 0% за прошлые годы, не лишним будет провести проверку по вышеуказанным распечаткам: поставлен ли в уменьшение вашего платежа НДС вычет по товарам, проданным по ставке 0%.
Повышение квалификации
Главбуху, равно как и бухгалтерам, нужно постоянно повышать профессионализм: изучать бухгалтерскую периодику, посещать семинары.
Семинары — возможность обогатиться новым опытом, узнать что-то интересное и рассказать об этом коллективу. Кроме того, семинары и периодика дают дополнительную внутреннюю уверенность при решении любого вопроса. Я стараюсь постоянно улучшать качество работы, предъявляю повышенные требования к себе и другим.
А повысить свою квалификацию Вы можете, пройдя обучение в . После обучения Вы сможете полчить квалификационный сертификат, который подтвердит Ваши знания о налогообложении.
Налоговая отчетность
Главный бухгалтер и сотрудники бухгалтерии должны максимально соблюдать интересы фирмы.
Представьте, налоговая декларация по налогу на прибыль подготовлена и подписана у директора. Но за день до ее сдачи появляются дополнительные акты на услуги, включение которых значительно уменьшит сумму уплачиваемого налога. В такой ситуации мы обязательно переделаем декларацию и прочие готовые расчеты.
